Tecsofy
Prozessorientierte Automation für B2B-Betriebe
Optimierte B2B-Prozesse durch Automatisierung von E-Mail-Routing und Terminplanung, was den Koordinationsaufwand innerhalb einer Woche eliminierte.
Tecsofy steuert die Kundenkommunikation über Vertriebs- und Servicekanäle. Mit wachsendem Volumen stieg auch der Koordinationsaufwand. Teams verbrachten mehr Zeit mit der Handhabung von Übergaben als mit der Kundenbetreuung. Die Tools waren vorhanden. Die Workflow-Logik nicht.
Engagement auf einen Blick
Setup
Kern-Team gemeinsam mit Ops- und Vertriebs-Leads von Tecsofy
Orchestrierung
n8n als Steuerungsebene über E-Mail, Slack, Kalender und CRM
Zusammenarbeit
Termine auf EU- und US-Geschäftszeiten für verteilte Leads abgestimmt
Rhythmus
Prozessmapping zuerst; erste Automationen binnen der ersten Woche live
Fertigkriterium
Jeder Eingang mit Owner, Regeln und Eskalation—ohne geteilten Posteingang als Prozess
Die Herausforderung
Unser Ansatz
Bevor wir ein Tool anfassten, haben wir kartiert, wie Arbeit durch die Organisation fließt: wie E-Mails eingehen, wie Anfragen interpretiert werden, wo Verantwortlichkeiten verschwimmen und wo es hakt. Routing-Regeln, Eskalationspfade und Verantwortlichkeiten kamen zuerst. Automation danach.
"Automation auf unklaren Prozessen reduziert keine Ineffizienz. Sie beschleunigt sie."
Was wir gebaut haben
E-Mail-Kategorisierung
Eingehende Vertriebs-E-Mails werden nach Absicht analysiert und kategorisiert. Mehrfachanfragen werden in einzelne Aufgaben getrennt und dem richtigen Verantwortlichen zugeordnet. Der Posteingang ist nicht mehr der Prozess.
Terminplanungslogik
Kalenderkoordination läuft über definierte Verfügbarkeitsregeln. Slots werden automatisch vorgeschlagen und bestätigt, direkt an bestehende Kalender und CRM-Workflows angebunden.
Posteingang-Sichtbarkeit und Eskalation
Kundenanfragen werden automatisch in die passenden Slack-Kanäle geleitet und dort als strukturierte Benachrichtigungen angezeigt. Bei zeitkritischen Nachrichten greifen automatische Eskalationsstufen. Das Ergebnis: Keine einzelne Person muss mehr mühsam alles im Blick behalten – das System passt auf.
Ergebnisse, die bleiben
Wir haben Status-Meetings und „Wer ist dafür zuständig?“-Runden reduziert—damit die Zeit fürs Kundengespräch wächst, ohne Koordinations-Rollen nachzubesetzen.
Verantwortung ohne Kontrollzwang
Automatisierte Regeln für die Weiterleitung und Eskalation haben das manuelle Sortieren ersetzt. Das Team kann sich jetzt auf das System verlassen, anstatt jede einzelne Nachricht mühsam querlesen zu müssen.
Terminplanung, die mitdenkt
Terminvorschläge berücksichtigen die tatsächliche Verfügbarkeit in Echtzeit. Das ewige Hin- und Her-Senden von E-Mails entfällt – und das alles innerhalb der Programme, die das Team ohnehin schon täglich nutzt.
Automatisierung, die zur Realität passt
Die digitalen Abläufe bilden Ihre echten Prozesse exakt ab – keine Standard-Vorlagen von der Stange. Das sorgt dafür, dass die neuen Workflows vom Team sofort akzeptiert und nach der Übergabe auch wirklich gelebt werden.
Engagement auf einen Blick
Kern-Workflows automatisiert
Innerhalb der ersten Woche
E-Mail-Routing
Vorhersehbar und verantwortungsbasiert
Terminplanungsaufwand
Reduziert ohne neue Software
Adoption
Hoch — Automation basiert auf bestehender Prozesslogik
Nettoergebnis
Koordinationszeit gesenkt, kundenorientierte Arbeit gestiegen
Warum dieses Engagement funktioniert hat
Indem Tecsofy die Prozesslogik vor dem ersten Workflow definierte, wurde das Muster des Skalierens ineffizienter Prozesse vermieden.
Prozess vor Technologie
Wir haben zuerst genau analysiert, wie Aufgaben im Team fließen, bevor wir ein einziges Tool angefasst haben. Klare Regeln für Zuständigkeiten und Abläufe waren das Fundament für die spätere Automatisierung.
Schnelle Ergebnisse zuerst
Die wichtigsten Automatisierungen waren bereits in der ersten Woche einsatzbereit. Diese frühen Ergebnisse haben sofort für Entlastung gesorgt und das Vertrauen des Teams in die neue Lösung gestärkt.
Kein Tool-Wildwuchs
Statt bestehende Software zu ersetzen und alles neu aufzubauen, haben wir das optimiert, was bereits da war. Keine unnötige Komplexität, kein Datenchaos – nur bessere Verbindungen.
Nachhaltige Effizienz
Automatisierung funktioniert nur, wenn sie die echte Arbeitslogik widerspiegelt. Die Akzeptanz im Team war deshalb so hoch, weil das System genau so arbeitet, wie die Menschen vor dem Bildschirm es auch tun.
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