Software-Angebote vergleichen: warum dieselbe Ausschreibung dreimal anders bepreist wird

Eine Gründerin schickte uns im Frühjahr ein einseitiges Lastenheft und drei Angebote, die sie bereits eingeholt hatte: circa 25.000, 55.000 und 115.000 Euro. Dasselbe Lastenheft, dieselbe Funktionsliste. Sie wollte wissen, welche Agentur lügt.

Keine. Die drei Anbieter hatten drei verschiedene Projekte bepreist, die zufällig dasselbe PDF teilten. Einer kalkulierte zwei Junioren und nahm an, die Schnittstellen würden schon funktionieren. Einer rechnete mit Senioren, QS und Puffer für den Zahlungsanbieter, den niemand dokumentiert hatte. Einer bepreiste das Risiko, eine vage Grundlage fest zuzusagen. Alle drei Zahlen waren vertretbar. Nur eine beschrieb das Projekt, das sie wirklich brauchte.

Wir schreiben solche Angebote jede Woche von der Anbieterseite und kennen die Lücke deshalb aus der Kalkulation, nicht aus dem Vertriebsgespräch.

Was in der Zahl steckt

Ein Software-Angebot ist ein Stapel aus Kostenschichten plus zwei Beurteilungsschichten. Ein Festpreisangebot von 45.000 Euro für sechs Wochen Bauzeit sieht zerlegt meist ungefähr so aus:

Die Anteile überlappen, jede Agentur mischt anders, und unaufgefordert zeigt niemand diese Tabelle. Wir sehen diesen Stapel trotzdem in fast jedem Angebot, das wir schreiben oder prüfen. Die einzige Frage, die beim Vergleich zählt: Welche Schichten hat jeder Bieter geschrumpft, und welche hat er gestrichen?

Gestrichen wird am unteren Marktende immer zuerst die QS, weil selten jemand fragt, wer testet. Danach die Projektleitung, weil „direkter Draht zu den Entwicklern" wie ein Vorteil klingt, bis niemand mehr das Projekt führt. Zuletzt der Puffer, ersetzt durch Optimismus. Ein Angebot über 25.000 Euro ist sehr oft ein 45.000-Euro-Angebot ohne diese Zeilen und mit Junioren in der Entwicklungszeile. Die Arbeit aus diesen Zeilen muss trotzdem geschehen. Sie geschieht dann auf Ihrer Zeit als Change Request, gar nicht, oder als Mangel, den Sie nach dem Launch entdecken.

Der Puffer ist die ehrliche Beurteilungsschicht. Wer 15 % Eventualposition ausweist, versteht die Arbeit. Bauchschätzungen liegen zu niedrig; genau deshalb lehrt die IFPUG noch Function-Point-Analyse. Fast keine Webagentur wendet die Methode an, doch die guten tragen die Lehre im Puffer. Die Marge ist die zweite Beurteilungsschicht: 15-25 % sind normal und gesund. Unter 10 % verdient der Anbieter die Marge dort, wo Sie nicht hinsehen, meist im Change-Log. Über 30 % zahlen Sie für Marke oder Vertrieb, was in Ordnung ist, wenn Sie genau das kaufen wollen.

Warum dieselbe Ausschreibung dreimal anders bepreist wird

1. Die Personen sind anders

Das erklärt mehr von der Differenz als alles andere zusammen. Ein Senior, der Zahlungsintegrationen fünfmal ausgeliefert hat, und ein Junior, der Stripe-Webhooks zum ersten Mal sieht, stehen beide als „Entwickler, 4 Wochen" im Angebot. Ihre Leistung unterscheidet sich um ein Vielfaches, ihre Vollkosten auch. Verlangen Sie Namen oder mindestens Senioritätsstufen plus Starttermin. „Das Team wird nach Beauftragung zusammengestellt" bedeutet: kalkuliert wurde mit dem, was im fraglichen Monat frei ist, und Sie lernen diese Personen kennen, wenn Widerspruch zu spät kommt.

2. Die Annahmen sind anders

Kein Lastenheft unter fünfzig Seiten ist vollständig, also füllt jeder Anbieter die Lücken mit Vermutungen. Das billige Angebot nimmt überall die einfache Lesart: Die API ist dokumentiert, die Inhalte migrieren sauber, der Kunde prüft innerhalb von Tagen. Das teure nimmt die Lesart aus Erfahrung. Beide lasen dasselbe PDF. Lassen Sie jedem Bieter seine Annahmenliste ans Angebot hängen. Die Listen unterscheiden sich, und die Unterschiede sind mehr wert als die Summen. Eine Annahme, die Sie nicht teilen, ist ein verkleideter Change Request.

3. Die Ausschlüsse sind anders

Prüfen Sie zuerst, was fehlt, statt zu bewundern, was dasteht. Content-Migration, App-Store-Einreichungen, Analytics-Einrichtung, E-Mail-Zustellbarkeit, Barrierefreiheit, Dokumentation, Schulung, Betreuung nach Launch: Jede dieser Positionen ist eine vier- bis fünfstellige Zeile, die in mindestens einem Ihrer Angebote unter „nicht enthalten" schlummert. Das ehrliche Angebot hat einen ausdrücklichen Ausschlussabschnitt. Das Angebot mit der längsten Ausschlussliste ist oft das vertrauenswürdigste, weil seine Summe alles Übrige abdeckt. Fordern Sie die Liste ein, wo Anbieter sie weglassen. Schweigen über Ausschlüsse ist eine Preisstrategie, kein Versehen.

4. Der Risikoaufschlag folgt der Vertragsart

Ein Festpreis auf vager Grundlage trägt einen Versicherungsaufschlag, 20-40 % über derselben Arbeit in offener Abrechnung, weil der Anbieter jede Überraschung schluckt. Im deutschen Recht entspricht das dem Werkvertrag nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch: Ein Erfolg ist geschuldet, also liegt das Erfolgsrisiko bis zur Abnahme beim Auftragnehmer. Angebote nach Zeitaufwand tragen fast keinen Aufschlag, denn die Überraschungen landen bei Ihnen. Keine der beiden Formen ist ein Trick. Doch ein Festpreisangebot gegen ein Zeitaufwandsangebot auf Summenbasis zu vergleichen heißt, einen versicherten Preis gegen einen unversicherten zu halten, was die Zeitaufwandszahl jedes Mal schönt. Normieren Sie, indem Sie der Zeitaufwandsseite eine realistische Überschreitung hinzurechnen, bevor Sie vergleichen.

5. Die Auslastung sickert in den Preis

Der Faktor, den niemand zugibt. Ein Anbieter mit vollem Auftragsbuch bietet hoch an, damit sich die Störung lohnt; wer freie Kapazität hat, bietet niedrig, um das Team auszulasten. Dasselbe Lastenheft, derselbe Anbieter, anderes Quartal, andere Zahl. Direkt beobachten lässt sich das nicht, doch man hört es: Fragen Sie nach dem Starttermin. „Nächsten Montag" bei einer angeblich ausgelasteten Agentur sagt etwas aus. Ebenso eine Bindefrist von sieben Tagen gegenüber zwei Monaten. Kein Signal disqualifiziert jemanden. Beide kalibrieren, wie hart Sie verhandeln und wie viel Gewicht die Zahl gegenüber dem Team verdient.

Wie man Angebote vergleichbar macht

Normierung ist Handarbeit, etwa ein halber Tag für drei Angebote, und es gibt keine Abkürzung. Schicken Sie jedem Bieter dieselbe Gliederungsvorlage und verlangen Sie alle fünf Antworten schriftlich zurück: Teamzusammensetzung mit Seniorität und Starttermin, Annahmenliste, Ausschlussliste, Meilensteinplan mit Abnahme je Meilenstein sowie Tagessätze für Change Requests. Wer vollständig antwortet, kommt in die Endrunde. Wer mit „unser Standardprozess deckt das alles ab" antwortet, nicht, denn ein Prozess ist keine Zusage, und Zusagen lassen sich durchsetzen, Prozesse nicht.

Danach bauen Sie jedes Angebot in Ihrer eigenen Tabelle nach. Rechnen Sie fehlende Schichten zu Marktpreisen hinzu: QS mit circa 15 % der Entwicklung, 15 % Puffer auf jedes Festpreisangebot ohne Eventualposition, dazu die ausgeschlossenen Posten, die Sie tatsächlich brauchen. Unser Kostenleitfaden (App-Entwicklungskosten in Deutschland) liefert aktuelle Tagessatz-Bänder für diese Rechnung, und unsere MVP-Kostenaufschlüsselung zeigt, was eine abgespeckte erste Version kostet, wenn das Vollangebot schreckt.

Eine Warnung aus Erfahrung: Spielen Sie Anbieter nicht mit fremden Preisen gegeneinander aus. Sie erhalten eine niedrigere Zahl und ein dünneres Projekt, denn der schnellste Weg, 20 % aus einem Software-Angebot zu streichen, ist Arbeit zu entfernen, die Sie nicht sehen. Verhandeln Sie stattdessen Umfang. „Was kostet es ohne Admin-Bereich in Phase eins" erzeugt ehrliche Nachlässe. „Geht es auch für 40.000" erzeugt kreative.

Was jede Angebotsart verbirgt

Jedes Preismodell verbirgt etwas, also passen Sie das Modell an, wie gut Sie den Umfang verstehen. Der Festpreis verbirgt das Change-Log: Der Anbieter holt jede Unschärfe dort zurück, zu Sätzen, die Sie vorher hätten festschreiben sollen. Der Zeitaufwand verbirgt die Summe: Die Ausgaben treiben Richtung verfügbares Budget, und die im Agilen Manifest festgehaltene Vorliebe für Reaktion auf Veränderung wird in undisziplinierten Händen zur Lizenz, nie fertig zu werden. Unsere Position nach Jahren auf Anbieterseite: Festpreis für definierten Umfang mit schriftlichen Abnahmekriterien, Zeitaufwand für Erkundung, und eine bezahlte Discovery-Phase vor beidem, sobald das Lastenheft unter zehn Seiten bleibt. Discovery ist das billigste Geld im Projekt. Es verwandelt eine Vermutung in einen Plan, und auf dem Plan ruht jede spätere Zahl.

Die Angebotsprobe

Legen Sie die normierten Angebote nebeneinander und nehmen Sie das, das Sie zerlegen können, nicht das billigste. Das belastbare Angebot nennt seine Personen, listet seine Annahmen, gibt seine Ausschlüsse zu und bepreist seine Änderungen im Voraus. Dieser Anbieter hat Ihnen das Projekt gezeigt, wie er es sieht, einschließlich der hässlichen Teile. Das Angebot mit der niedrigsten Summe ohne all das ist kein Schnäppchen. Es ist eine Zahl, die den Kontakt mit der Arbeit nicht übersteht.

Wenn Sie gerade konkurrierende Angebote vor sich haben, schicken Sie sie über unsere Kontaktseite. Wir sagen Ihnen, was wir darin sehen, und wo unsere eigene Zahl liegen würde. Unsere Leistungsseite listet die Vorhaben, die wir am häufigsten anbieten, sodass Sie vor dem Gespräch prüfen können, ob Ihres dazugehört.